Co je měřítkem administrativního profesionála? Někdo by řekl, že je to všechno o pomoci vašemu manažerovi dělat jeho práci dobře, AKA, aby váš šéf vypadal dobře.
S ohledem na to jsme se zeptali profesionálů, kteří byli na obou stranách vztahu, co mohou administrátoři udělat, aby pomohli svým šéfům zářit co nejjasněji. Zde je jejich 10 nejlepších tipů.
Zjistěte, co šéf potřebuje, než se dozví, že to potřebuje
Vedoucí pracovníci jsou často příliš zaneprázdněni přemýšlením dopředu, jak by chtěli. Správci mohou pomoci tím, že systematicky nabádají své šéfy.
& ldquo; Když Dr. deBethizy dnes odpoledne vyšel ze dveří na schůzku, předal jsem mu složku se vším, co musí zítra udělat, & rdquo; říká Jo Peay, výkonný asistent Donalda deBethizyho, prezidenta biotechnologické firmy Targacept. & ldquo; Nemůžete číst jejich myšlenky, ale musíte předvídat jejich potřeby. & rdquo;
Napumpujte svého manažera užitečným výzkumem
Manažeři se chtějí důkladně připravit na schůzky s potenciálními klienty a obchodními partnery, ale nemají vždy čas. Zadejte správce.
Za ta léta mi admini umožnili vypadat dobře tím, že mi poskytli nápady, jak přistupovat k potenciálním klientům, a tím, že mi poskytli průzkum společností, & rdquo; říká Joyce Gioia, konzultantka managementu a prezidentka skupiny The Herman Group.
Nechte svého manažera vypořádat se s velkým obrazem
& ldquo; Manažeři se zajímají o koncepty a jednání s lidmi, ale ne tolik o papírových nebo elektronických dokumentech a podrobnostech, & rdquo; říká Susan Fennerová, manažerka vzdělávání a profesního rozvoje Mezinárodní asociace administrativních profesionálů (IAAP). Správci, kteří drží krok se svými vedoucími & rsquo; detailní práce jim může pomoci udržet si navrch.
Vyplňte Bossovy mezery
Přiznejme si to: Podstatná část toho, aby váš šéf vypadal dobře, je kompenzace nedostatků. & ldquo; Každý šéf bude mít věci, které by měl dělat, ale raději je nedělat, & rdquo; říká Billie Blair, konzultantka managementu a prezidentka společnosti Leading and Learning Inc. & ldquo; Úkolem administrátora je zjistit, co šéf vždy zamíchá stranou, a vyplnit tyto mezery, ať už je tovracející se telefonní hovory, vyřizování papírování nebo jiných administrativních úkolů. & rdquo;
Pomozte svému šéfovi dodržet sliby
Ať už se jedná o dlouhou schůzku nebo krátký telefonní hovor, váš manažer může přijímat akční položky, aniž by je zaznamenal pro budoucí sledování. Zde můžete pomoci. & ldquo; Když mě správce slyší, že se někomu zavazuji, chci, aby se ujistil, že závazek dodržím, & rdquo; říká Gioia.
Udržujte svého manažera včas
Většina manažerů chce být pohotová na schůzky a jiné závazky, ale rozptýlení to může zkomplikovat. & ldquo; Držím doktora deBethizyho na správné cestě, & rdquo; říká Peay. & ldquo; Když se blíží čas schůzky, někdy musím jít do jeho kanceláře a ukázat na hodinky. & rdquo;
Vyleštěte jazyk svého manažera
Bez ohledu na pozici v organizačním schématu mnoho administrativních profesionálů ovládá jazyk lépe než jejich šéfové. Moudrý manažer to rozpozná a umožní správci zasáhnout. & Ldquo; Někteří administrátoři, kteří byli anglickými obory, mohou býtgramatikapolicie pro své šéfy, & rdquo; říká Gioia.
Vylepšete prezentace svého šéfa
Ať už se jedná o vylepšení funkce aplikace PowerPoint nebo o přepracování její organizace, mohou správci výrazně zlepšit své šéfy & rsquo; prezentace. Jak lépe zajistit, aby váš šéf vypadal dobře? & ldquo; Někdy mají správci prezentační schopnosti mnohem lépe než jejich šéfové, & rdquo; říká Gioia.
Předvídejte problémy
Vyhýbat se neštěstí je pro vašeho šéfa přinejmenším stejně důležité jako vypadat uhlazeně. & ldquo; Podívejte se, jaké problémy přicházejí, a zvažte, jak je lze vyřešit, & rdquo; říká Fenner. & ldquo; Podívejte se, co nebylo úspěšně provedeno, a proveďte to nebo jej vylepšte. & rdquo;
Představte Bossův pohled na firemní kulturu
Správci často hrají důležitou roli jakode factoministři podnikové kultury. & ldquo; Administrativní asistentka musí vědět, jaká jsou očekávání jejího manažera, jakou kulturu chce nastavit, & rdquo; říká Peay.