Zvýrazněte své organizační schopnosti během pracovního pohovoru s administrátorem.
Administrativní práce jsou nezbytné téměř v každém odvětví, což z nich činí jednu z nejžhavějších pozic pro zaměstnavatele i uchazeče o zaměstnání. Vědět, jak odpovídat na otázky pohovoru administrativního asistenta, vám přinese výhodu. Správci jsou také jedni z nejtvrději pracujících zaměstnanců; multitaskují v zákulisí, aby se ujistili, že zásobovací skříň je vždy plně zásobena, faktury jsou zpracovávány včas a vedoucí pracovníci vědí, kde a kdy musí být.
Vzhledem k tomu, jak zásadní jsou pozice správce, mají zaměstnavatelé velká očekávání od uchazečů, kteří se ucházejí o tato zaměstnání. Nebojte se však - po svémadmin pokračovatudivuje náborového manažera, identifikovali jsme pět otázek, které můžete očekávat na pracovním pohovoru pro administrativu, a jak se na ně nejlépe připravit.
DOTAZ: Jak zvládáte stres?
Úmysl:I když je obtížné zvládnout tuto schopnost, zvládnout více úkolů najednou - a zachovat chladnou hlavu - je pro lukrativní administrativní dráhu nutností. Zaměstnavatelé chtějí mít jistotu, že máte strategii, jak zvládnout požadavky práce, aniž byste se pod tlakem rozpadali.
Odezva:Uveďte příklad toho, jak jste si pod tlakem v předchozím zaměstnání vedli dobře. Například: & ldquo; Když jsem obdržel zběsilý telefonát od jednoho z vedoucích pracovníků, musel jsem vše zahodit, aby byla změna zpracována.Komunikace byla klíčová; Vysvětlil jsem situaci ostatním manažerům a řekl jsem jim, že jejich požadavky byly dočasně pozastaveny, abych se mohl starat o šéfa. Tím, že jsem odpracoval několik hodin navíc, dokázal jsem splnit jeho termín, aniž bych zaostal ve svých dalších úkolech. & Rdquo;
DOTAZ: Proč chcete být administrativním asistentem?
Úmysl:Ačkoli může být administrativní práce pro někoho únavná, mnoho lidí si ji užívá. Náboroví manažeři chtějí mít jistotu, že se skutečně zajímáte o pracovní povinnosti, zejména s ohledem na to, že šťastní pracovníci jsou produktivnější,výzkum z University of Warwicknalezeno.
Odezva:Očividně nemůžete & rsquo; říkat & ldquo; Protože potřebuji práci. & Rdquo; Vaším nejlepším přístupem je popsat, co vás na administrativní práci baví, říká Christen Garcia, členka fakulty pro lidské zdroje na Ashworth College, která nabízí školení administrativních asistentů. Rádi vítáte návštěvníky v kanceláři (& ldquo; I am outgoing & rdquo;) nebo organizujete cestovní plány (& ldquo; Miluji hledání nejlepších nabídek hotelů & rdquo;) nebo zadávání dat (& ldquo; Miluji práci orientovanou na detaily & rdquo ;)? Řekni to!
DOTAZ: Jaké znalosti práce s počítačem máte?
Úmysl:Pravděpodobně budete většinu dne u počítače a nebudete jej používat ke kontrole Twitteru. & ldquo; Zaměstnavatelé chtějí vidět, že máte aktuální informace o administrativní technologii, & rdquo; říká Diane Crompton, kariérní koučka a autorkaNajděte si práci prostřednictvím sociálních sítí. Některé společnosti mohou vyžadovat, abyste absolvovali testy pro určité programy, říká Crompton.
Odezva:Jedním ze způsobů, jak prokázat své technické znalosti, je použít správné lingo při zodpovězení otázek pohovoru s administrativním asistentem. & ldquo; Vyhoďte konkrétní terminologii, & rdquo; říká Garcia. Při popisu vašehoExcelentní dovednostinapříklad můžete hovořit o procesu vytváření grafů, vzorců, maker nebo kontingenčních tabulek. Pokud je to možné, splétejtemetriky, které kvantifikují vaše úspěchy, říká Amber Rosenbergová, kariérní koučka se sídlem v San Francisku, která se specializuje na dovednosti v oblasti pohovorů. (& ldquo; Navrhl jsem postupy, které zkrátily průměrnou dobu zpracování naší společnosti z 10 minut na pět minut. & rdquo;)
DOTAZ: Povězte mi o době, kdy jste museli jednat s obtížným klientem nebo zákazníkem.
Úmysl:Některé úlohy podpory jsou interní pozice, zatímco jiné pozice, jako recepční, komunikují se zákazníky nebo klienty. Ať tak či onak, & ldquo; najímání manažerů chce posoudit vaše vzájemné vztahy ajak šíříte konflikty, & rdquo; Říká Crompton.
Odezva:Jakákoli otázka, která začíná na „& ldquo; Řekněte mi o době, kdy & hellip; & rdquo; jedotaz na behaviorální rozhovor, kde zaměstnavatelé používají vaše minulé zkušenosti a chování jako indikátor vašeho budoucího úspěchu. V tomto případě je tedy důležité připravit si přesvědčivou anekdotu, kdy jste pomocí komunikačních schopností a profesionálního chování reagovali na obtížného klienta nebo zákazníka.
Crompton doporučuje zarámovat vaši odpověď vysvětlením, jak problém vznikl, jak jste analyzovali situaci a jak jste problém diplomaticky vyřešili. Například & ldquo; Při mém posledním zaměstnání si zákazník naštvaně stěžoval, že zásilka přišla pozdě. Hluboce jsem se omluvil a mohl jsem sledovat zásilku a viděl jsem, že se nám pokazilo nákladní auto řidiče, což zpozdilo doručení. Vysvětlil jsem to zákazníkovi a nabídl jí slevu na její další objednávku, abych pomohl věci vyřešit. & Rdquo;
DOTAZ: Jak zůstanete organizovaní?
Úmysl:Silnýorganizační schopnostijsou nutností pro administrativní nebo podpůrné pozice, zejména pro výkonné asistenty, říká Crompton. Koneckonců, pokud nemůžete & rsquo; t organizovat svévlastnírozvrh, jak se chystáte pomoci svému šéfovi zůstat organizovaný?
Odezva:Buďte konkrétní, když popisujete, jak si udržujete přehled o svém čase a pracovním prostoru. Jaký systém pro zasílání zpráv a kalendáře používáte? Máte vyhrazený koš nebo malou polici pro čekající projekty? Jak zabráníte hromadění nepořádku na vašem stole? Ukázání toho, jak jste tyto systémy nebo postupy zvládli, z vás může udělat atraktivnějšího uchazeče o zaměstnání.
Získejte více odpovědí
Správci dělají pro společnost hodně práce, takže dává smysl, aby se otázky pohovoru administrativního asistenta dotýkaly řady různých dovedností. Některé odpovědi k vám přijdou rychleji a snadněji než jiné, ale nepotěšte se, pokud vás to zarazí. K dispozici jsou zdroje, které vám pomohou vyniknout ve společnostech, a to jak během pohovoru, tak po přijetí do zaměstnání. Chcete se dozvědět více? Připojte se k Gastromium zdarma ještě dnes. Jako člen budete dostávat přehledy o pohovorech, kariérní rady a tipy na hledání zaměstnání přímo do vaší doručené pošty. Od řízení času po zákaznický servis zjistíte, jak se chopit otěží a vést se po slibné kariéře. Důvěřujte odborníkům společnosti Gastromium, aby poskytovali supercenné kariérní lekce-to vše pro vás bezplatně.