Náš formát obchodního dopisu se skládá z pěti jednoduchých kroků.


Stejným způsobem, jako by každý měl vědět, jak napsat solidPrůvodní dopis„Stojí za to znát správný formát obchodního dopisu, který použijete při oslovování kolegů a dalších profesionálů. Tyto poznámky lze použít téměř ke všemu - od objednání spotřebního materiálu až po návrh partnerství.

Pokud jde o profesionální formáty dopisů, obchodní dopis je poměrně přímočarý, ale stále musíte věnovat pozornost tónu a jasnosti.

Pamatujte, že se jedná o formální komunikaci a nee-maily mimo manžetu, jako je druh, který byste napsali spolupracovníkovi. Když píšete obchodní dopis, sloužíte jako zástupce svého zaměstnavatele a budete chtít třikrát zkontrolovat, zda neobsahuje překlepy, gramatické problémy nebo nekonkrétní jazyk.

Postupujte podle níže uvedených kroků a naučte se psát obchodní dopis, který zní profesionálně a jasně uvádí vaše záměry.


Běžný formát obchodního dopisu

Obchodní dopis by měl být zarovnaný vlevo a s mezerou, kromě řádkové mezery před a za datem.

1. Kontaktní údaje a datum

Před samotným textem vašeho dopisu budete muset uvést své vlastní i kontaktní údaje příjemce. Začněte tím svým úplně nahoře, s jednou položkou na řádek:


  • název
  • práce
  • společnost
  • kompletní adresa
  • telefon
  • e-mailem

Pod to napište datum. Pokud jste na tomto obchodním dopise pracovali několik dní & rsquo; čas, použijte datum, kdy bylo dokončeno.

Dále budete muset uvést kontaktní údaje osoby, kterou píšete. Pokud znáte základní údaje o společnosti, ale ne o konkrétní osobě, kterou potřebujete kontaktovat, může to vyžadovat trochu výzkumu. Nedělejte si starosti se sledováním jejich telefonního čísla nebo e -mailu. Následující detaily jsou součástí standardního formátu obchodního dopisu:


  • název
  • titul
  • společnost
  • obchodní adresa

2. Úvodní pozdrav

Ve zbývající části písmena nadále používejte formátování zarovnané vlevo a řádky oddělené řádky. Pro pozdrav vašeho obchodního dopisu použijte stejné jméno uvedené v sekci kontaktů. Vážený pane _____, vážená paní _____, a tak dále. Omezte je pouze na jejich příjmení, pokud s příjemcem již nemáte neformální vztah a necítíte se nepříjemně při psaní, například & ldquo; Vážený Bob & rdquo; nebo & ldquo; Vážená Janet. & rdquo;

Nejste si jisti svými čtenářiRod? Stačí napsat & ldquo; Vážený [Jméno] [Příjmení]. & Rdquo; Můžete také použít & ldquo; komu se to může týkat & rdquo; pokud se vám nedaří vypátrat kontaktní údaje správné osoby a píšete na obecné oddělení nebo firmu.

3. Kopie těla

Odtud můžete začít psát kopii textu nebo skutečný obsah poznámky. Pokud jde o formát vašeho obchodního dopisu, mezi jednotlivými odstavci ponechejte mezeru (stejným způsobem je formátován tento článek).

Tonálně se snažte o výstižný jazyk, který bude co nejjasněji vyjádřen. Začátek a konec vašeho dopisu mohou vyjádřit vaše záměry, přičemž uprostřed budou uvedeny podpůrné detaily.


4. Závěrečný pozdrav

Po svém závěrečném odstavci (který by měl být pouze jednou nebo dvěma větami) nechte další řádek a napište závěrečný pozdrav. Zde existuje určitá flexibilita v závislosti na tom, jak formální je váš obchodní dopis; jazyk jako & ldquo; S úctou váš & rdquo; nebo & ldquo; S pozdravem & rdquo; má tendenci dobře fungovat pro méně formální korespondenci. Na formálnějším konci se můžete spolehnout na závěrečné pozdravy jako & ldquo; Vaše & rdquo; nebo & ldquo; S pozdravem. & rdquo; Ať už se vydáte jakkoli, ujistěte se, že první písmeno je velké a řádek končí čárkou.

5. Podpis

Formáty obchodních dopisů se mění jen nepatrně, pokud je vytisknete a odešlete poštou nebo pokud je odešlete e -mailem.

Pokud bude váš dopis vytištěn a odeslán fyzicky, ponechte pod závěrečným pozdravem dostatek místa pro ruční podpis vašeho podpisu. Potom pod tím zadejte své úplné jméno a titul ještě jednou (možná budete muset trochu pohrát s mezerami, abyste to správně pochopili).

Chcete -li formátovat obchodní dopis zaslaný jako e -mail, jednoduše zadejte své úplné jméno na konec poznámky, za ním název a stejné základní kontaktní údaje v horní části.

Příklad obchodního dopisu

Jane Doe
Zakladatel a majitel
Nové mýdlo
123 4. ulice
Někdy, MA 01234
555-678-1234
[email protected]

[Datum]

Lee Smith
Ředitel úklidu
Hotely XYZ
789 10. ulice
Othertown, MA 12345

Vážený Lee Smithe,

Jako zaneprázdněný cestovatel jsem si v minulém roce užil mnoho pobytů v mnoha vašich hotelových nemovitostech a mohu potvrdit váš závazek poskytovat hostům výjimečné služby. Existuje však jedna oblast, kde mám pocit, že byste mohli poskytovat ještě lepší zážitek: vaše toaletní potřeby.

To je místo, kde vstupuji. V roce 2015 jsem založil New Soap a naše výrobky získaly nadšené recenze v tisku a od zákazníků online. Všechny produkty společnosti New Soap jsou vyrobeny z místních organických složek, jsou biologicky rozložitelné a jsou dodávány v obalech z recyklovaného papíru.

Vím, že se XYZ Hotels zavázaly chránit přírodní zdroje, využívat obnovitelné zdroje energie a omezovat plýtvání. Mám pocit, že partnerství by bylo oboustranně výhodné. Rád bych vám poslal více informací o našich produktech a výběru vzorků a dohodl si čas na rozhovor.

Můžu být zastižen na 555-678-1234 nebo e-mailem na [email protected]. Velice vám děkuji za váš čas a ohleduplnost.

Vaše

[podpis]

Jane Doe
Majitel a zakladatel, New Soap

Navažte více kontaktů

Tento osvědčený a skutečný formát obchodního dopisu pomůže prosvítat vaší profesionalitě, což oceňují všechny společnosti (a potenciální budoucí zaměstnavatelé). Hledáte další způsoby, jak se dostat do kontaktu s lidmi ve vašem oboru? Gastromium vás může nastavit. Náboráři každý den hledají Gastromium, aby našli špičkový talent. Pomozte jim najít vás tím, že dnes nahrajete až pět verzí svého životopisu zdarma. Kromě toho získáte přehledy o pracovišti, kariérní rady a tipy na hledání zaměstnání zaslané přímo do vaší doručené pošty.